Hvordan gjennomfører jeg et seminar?
Ved forberedelse av seminarer er hovedtrinnene delt inn i tre grunnleggende seksjoner:
Stadium før seminaret
-
- Velg hoveddiskusjonstemaet for symposiet og bestem målene du søker å oppnå.
-
- Koordinere med foredragsholdere for symposiet, velge dem nøye og sikre konstant kommunikasjon med dem, inkludert å minne dem om avtalen før arrangementet.
-
- Sett riktig dato for seminaret.
-
- Velge et sted å holde symposiet og utstyre det for å passe arrangementet.
-
- Klassifiser målgruppen og inviter dem til å delta på seminaret.
-
- Informere publikum om alle detaljer om tid og sted for symposiet med fullstendig klarhet.
-
- Registrere de forventede målene for seminaret, for eksempel samspillet mellom deltakerne, sikre at innholdet passer deres behov, i tillegg til å finne passende løsninger.
-
- Sett av spesifikke tidsperioder under symposiet for å diskutere ulike saker i en logisk rekkefølge, fra å diskutere generelle utsagn til å analysere årsakene til å finne løsninger, samtidig som du stimulerer publikums deltakelse.
-
- Bestem den interaktive tilnærmingen som vil bli tatt i bruk i symposiet, enten den er interaktiv og direkte, for eksempel motiverende forelesninger, eller mer basert på data og forklaringer, for eksempel spesialiserte seminarer.
-
- Sikre tilgjengeligheten av alle tekniske og logistiske behov, inkludert høyttalere, skjermenheter og Internett-tilkobling, og forberede plattformen for høyttalere.
-
- Utarbeidelse av trykt materiale som inneholder navn på foredragsholdere og et sammendrag av symposiet og dets mål som skal distribueres til publikum ved ankomst.
Scene under seminaret
-
- Seminaret må begynne til tidligere fastsatt tidspunkt, uavhengig av antall deltakere eller fravær av foredragsholdere.
-
- Symposiumpresentatøren påtar seg oppgaven med å ta imot deltakere, forklare symposiets mål og introdusere foredragsholderne, inkludert de som er fraværende eller for sent til å delta.
-
- Det bør understrekes å kommunisere med foredragsholderne minst to timer før symposiet for å bekrefte deres oppmøte, og å be om unnskyldning overfor publikum dersom noen av dem kommer for sent.
-
- Symposiet vil foregå i henhold til planlegging og inndeling som er forberedt på forhånd.
-
- Det er nødvendig å opprettholde en bestemt tidsfordeling for hver del av seminaret.
-
- Det må oppnås en balanse i deltakelsen i diskusjonen, slik at deltakelsen ikke begrenses til en eller annen gruppe.
-
- Hvis diskusjonstempoet eskalerer eller det oppstår et spesifikt problem, må koordinatoren gripe inn fleksibelt og fast for å kontrollere symposiets forløp fra begynnelsen til det avsluttes.
Etter symposium
-
- Det verifiseres i hvilken grad de faktiske resultatene samsvarer med forventningene som ble stilt før symposiets start.
-
- Det vurderes om målene som er satt for symposiet er effektivt nådd.
-
- Symposiumarrangementene tas opp på ulike måter, som lyd- eller videoopptak, og det må tas vare på de innsendte dokumentene.
-
- Spørreskjemaer blir delt ut til deltakerne for å samle inn deres tilbakemeldinger og evalueringer angående arrangementet.
-
- Leksjoner læres av feil som er gjort for å sikre at de ikke gjentas ved fremtidige anledninger.